申し送りとは、仕事で必要な情報を引き継ぐためのコミュニケーションの一つです。しかし、申し送りをするときには、時間が足りなかったり、情報が整理できなかったり、相手が理解してくれなかったりと、様々な問題にぶつかることがあります。

はっさー

後になって、「伝えた」「聞いてない」なんてよくありますよね？双方とも自分は間違っていないと思っているので揉めてしまいます…

そこで、この記事では、申し送りを簡潔・スムーズ・分かりやすくする方法をご紹介します。具体的には、以下の4つのポイントについて解説します。

• 伝えるべきポイントをあらかじめ整理しておく
• 事実と推測や意見をしっかり区別する
• 時系列順ではなく項目別に分けて伝える
• 申し送りのための定型的なメモを作成しておく

申し送りを効率よく適切にする4つの方法

伝えるべきポイントをあらかじめ整理しておく

申し送りをするときには、伝えるべきポイントをあらかじめ整理しておくことが大切です。なぜなら、ポイントが整理されていないと、以下のようなデメリットが生じるからです。

ポイントが整理されていないと

• 伝える情報が多すぎて、相手が把握できない
• 伝える情報が少なすぎて、相手が不安になる
• 伝える情報が重要でないものばかりで、相手が興味を失う
• 伝える情報がバラバラで、相手が混乱する

これらの方法を使えば、伝えるべきポイントを効率的に整理できます。

事実と推測や意見をしっかり区別する

申し送りをするときには、事実と推測や意見をしっかり区別することが大切です。なぜなら、事実と推測や意見が混同されると、以下のようなデメリットが生じるからです。

事実と推測や意見が混同されると

• 相手が信頼できないと感じる
• 相手が誤解する
• 相手が反論する
• 相手が不快になる

事実とは確かな根拠があるもので、推測や意見は自分の考えや感想であることを明示します。

時系列順ではなく項目別に分けて伝える

申し送りでは、時系列順ではなく項目別に分けて伝えることで、情報の整理や理解がしやすくなります。項目別に分けるときは、顧客や利用者ごと、作業内容ごと、問題点ごとなどに分類します。

具体例（介護施設）

分かりやすくするため大雑把な内容にしましたが、比較すると時系列順で伝える場合は、情報が散らばっていて、重要なポイントが分かりにくくなります。一方、項目別に分けて伝える場合は、情報がまとまっていて、重要なポイントが分かりやすくなります。

申し送りのための定型的なメモを作成しておく

申し送りのための定型的なメモを作成しておくことで、情報の漏れや重複を防ぐことができます。定型的なメモには、必要な項目を予め記入しておき、空欄を埋めるだけで済むようにします。

定型的なメモによるメリット

• 申し送りの内容を忘れることがない
• 申し送りの時間を管理しやすい
• 申し送りの内容を相手に伝えやすい
• 申し送りの内容を記録しやすい

これらの方法で、定型的なメモを作成できます。これにより、申し送りが効率的・正確・明確になります。

細かく分けましたが、必要な内容だけをメモしておくことが重要になります。

その他のポイント

申し送りノート（伝達ノート）などあれば、必ず正確で最新の情報を記入しておきましょう。

はっさー

僕の職場にも、もちろん申し送りノートがあります。
大切な薬や処置に関しては常に記入しているのですが、読んでいないのか理解ができていないのか、「～はどうなってるの？」「この薬が入ってないんだけど」など記入していることをよく聞いてきます。

申し送りって必要なことだから伝えるのであって、ただメモしているわけじゃないからね。

• 話す速度や声の大きさを調整する：相手が聞き取りやすいように話す速度や声の大きさを調整する。
• 質問や感想を求める：相手が理解できたかどうか、質問や感想があるかどうかを確認する。

情報共有は、仕事において非常に重要な要素です。情報共有をうまく行うことで、業務効率の向上、業務の属人化の防止、トラブルの予防、コミュニケーションの活性化、チームワークの向上、生産性の向上、顧客満足度の向上、会社の成長など、さまざまなメリットを得ることができます。

申し送りを受ける側が注意することは？

申し送りを受ける側は、次の点を注意することで、申し送りを効果的に活用することができます。

申し送りを受ける側として、これらの点を注意することで、申し送りを効果的に活用することができます。

申し送りの重要性と方法のまとめ

申し送りは、前任者が担当していた業務を後任者に引き継ぐ際に伝える情報であり、よく看護や介護の現場で実施されています。申し送りを行うことで、後任者は前任者の業務内容を把握しスムーズに業務を引き継ぎ、また業務のミスやトラブルを防ぐためにも重要です。

申し送りは、口頭で行うこともできますが、書面で行うことで、後任者が内容を漏れなく確認することができます。また、書面で残しておくことで、後々振り返ることができるため、業務のミスやトラブルを防ぐことにもつながります。

僕も職場の申し送りでトラブルもありますので、本当に実感していることなのですが、申し送る側と受ける側のどちらか一方だけがきちんとしていてもダメですよね。「後任者に必要な情報を正確に伝える」言えば単純なことなんですけど、なかなか上手くいかないものです。

効果的な申し送りは、個人や組織のコミュニケーション能力を高めるだけでなく、関係性の構築や業務の円滑化にも大きく貢献します。是非、これらのポイントを実践し、日常生活やビジネスの場で申し送りを活用してみてください。

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